Sinkronizacija kalendara zauzetosti i što je iCalendar (iCal)?

---

---

Zašto je bitan za iznajmljivače privatnog smještaja? S jedne strane je vrlo važno gostima koji pretražuju smještaj prikazati ažurne podatke o cijeni i dostupnosti određene smještajne jedinice, a s druge strane privatnim iznajmljivačima uvelike pomaže kod organizacije i punjenja smještajnih kapaciteta, osobito ukoliko to rade iz više izvora (agencije, web portali, vlastita web stranica, društvene mreže…). Napredak u tehnologiji je prvenstveno usmjeren kako bi olakšao (automatizirao) brojne procese koji su se prije uglavnom morali ručno raditi (najčešće upisivati u bilježnicu), stoga danas već duboko ukorijenjeni standard u turizmu - iCalendar – upravo olakšava i unaprjeđuje poslovanje kako velikih turističkih agencija, tako i malih privatnih iznajmljivača.

Što je iCalendar? iCalendar je standardna metoda prijenosa kalendarskih podataka između računalnih sustava, drugim riječima digitalni format datoteke koji omogućuje da se informacije o kalendarskim zapisima - kao što su rezervacije smještaja, rođendani, datum odlaska liječniku, poslovni sastanci, itd. - dijele međusobno s različitim kalendarskim aplikacijama. Otvoreni standard iCalendar ne treba miješati s iCal-om, bivšim nazivom za komercijalni kalendar koji je razvio Apple, ali se danas uzima kao skraćenica za iCalendar te ćete vrlo često umjesto iCalendar sresti samo oznaku iCal, koju ćemo i mi koristiti u nastavku. Ovaj standard dopušta brojnim aplikacijama, web lokacijama i različitim kalendarima da međusobno prenose informacije, događaje i zauzetost na kalendaru. Datoteke iCalendar obično imaju datotečni nastavak ".ical" ".ics" ".ifb" ili ".icalendar" s MIME tipom "tekst/kalendar". Danas se iCalendar koristi za uvoz i sinkronizaciju događaja na različitim platformama, uključujući pametne telefone, računalne i web aplikacije (Microsoft Office 365, Apple kalendar, Google kalendar i Yahoo kalendar).

 

Izbjegnite dvostruke rezervacije ili overbooking!

iCalendar se koristi u turizmu kao jednostavan i praktičan način za sinkronizaciju rezervacija između kalendara različitih turističkih agencija (npr. HomeAway, Booking.com, AirBnB), web portala s direktnim kontaktom s gostima (ApartmanInfo.hr) i vlastite web stranice (ukoliko imate na web stranici kalendar zauzetosti). To znači da će se rezervacija, odnosno zauzeti termin koju primite na jednoj web-lokaciji automatski pojaviti na svim drugim povezanim web-lokacijama, tako da nećete imati problema s dvostrukim rezervacijama, ali i nećete morati na svaku web lokaciju ručno upisivati zauzete datume. To je vrlo bitna značajka kako bi se osiguralo da je dostupnost slobodnih termina ažurna u kalendaru na različitim kanalima, što vam dalje omogućuje efikasniju prodaju slobodnih termina na tim istim kanalima i eliminira mogućnost dvostrukih rezervacija.

 

Kako sinkronizirati kalendare na različitim web lokacijama?

Iako postoje mnogi nazivi za proces sinkronizacije kalendara zapravo se sve svodi na Uvoz i Izvoz (Import/Export) kalendara odnosno razmjenu poveznica/URL-a na kalendar između više različitih web lokacija.

Uvoz i Izvoz kalendara se mogu odvijati na dva načina:

1. Putem iCalendar (.ics) datoteke koju spremite na vaše računalo i onda ju potom uvezete na druge web lokacije
2. Putem poveznice/URL-a na kalendar koju samo kopirate i zalijepite na drugu web lokaciju s kojom se povezujete.

• Izvoz/export - Poveznice/URL-a na kalendar. Poveznicu kopirate i zalijepite u prozor za uvoz na drugoj web lokaciji s kojom želite uskladiti kalendar.
• Uvoz/import - Ovdje definirate kalendare s kojima se povezujete, i to na način da spremite poveznicu/URL na kalendar s druge web lokacije s kojom želite uskladiti kalendar.

 

Web platforma s direktnim kontaktom s gostima ApartmanInfo.hr podržava oba načina, tako da možete uvesti i izvesti zauzetost kalendara putem iCalendar (.ics) datoteke , ali i putem poveznice/URL-a na kalendar što se ponekad naziva i dvosmjerna sinkronizacija. To znači da možete sinkronizirati zauzetost za svaku smještajnu jedinicu s onima na Booking-u, AirBnB-u i svim web lokacijama koje podržavaju iCalendar standard. Važno je napomenuti da različite web lokacije imaju različita pravila o tome kako uvoze/izvoze rezervacije i koliko često to čine, stoga preporučamo detaljno proučiti upute i pravila za sinkronizaciju na onim web lokacijama putem kojih prodajete smještaj (Booking.com – sinkronizacija kalendara, AirBnB – sinkronizacija kalendara)

Da biste iskoristili prednosti korištenja sinkronizacije kalendara, važno je imati dobru strategiju sinkronizacije kalendara. Postoje dva glavna pristupa strategiji sinkronizacije kalendara. Pretpostavimo da koristite kalendar sa sljedećih web lokacija: Google kalendar, Booking.com, AirBnb i ApartmanInfo.hr

Dvije strategije sinkronizacije kalendara koje možete koristiti su navedene kako slijedi:

 

1. Upravljajte dvosmjernim vezama između svih web-lokacija i kalendara koje koristite

Ovim pristupom povezujete (sinkronizirate) sva 4 kalendara koja koristite. Trebali biste pronaći "iCal URL za izvoz" za svaki od gore navedenih kalendara i dodati ih kao " iCal URL uvoz" u svaki drugi kalendar. Kada se rezervacija (zauzetost) doda u bilo koji od vaših kalendara, ona će se uvesti u sve druge kalendare. Svaki od vaših kalendara "uvozi" 3 druga kalendara.

Odnosi sinkronizacije kalendara izgledat će ovako:

Ako koristite ovaj pristup, morate zapamtiti da ako dodate novu web-lokaciju ili kalendar, morate ga povezati sa svim ostalim kalendarima i naravno sve ostale kalendare povezati s novim kalendarom.

VAŽNA NAPOMENA! Ako sinkronizirate rezervacije između svih web lokacija i kalendara onda ih morate SVE međusobno povezati. Na donjoj slici je prikazana situacija u kojoj nisu međusobno povezani svi kalendari, stoga ovaj model neće dobro funkcionirati jer Google Kalendar i ApartmanInfo.hr neće primati zauzetost niti međusobno komunicirati s Booking.com-om.

Iz ovog razloga morate osigurati izravnu vezu između SVIH kalendara ili možete koristite drugu strategiju s jednim središnjim kalendarom koji će biti povezan sa svim ostalima.

 

2. Održavajte jedan primarni kalendar i osigurajte da su svi ostali sekundarni kalendari povezani na primarni

Možete odabrati jedan kalendar kao primarni kalendar (koji ćete samostalno uređivati ili koji će se automatski popunjavati kao što je slučaj kod Channel Manager-a), a zatim sinkronizirati sve ostale sekundarne kalendare s tim primarnim. Primarni kalendar može biti primjerice Channel (Property) Manager, ali i Google Kalendar ili bilo koji drugi kalendar koji podržava uvoz i izvoz više poveznica/URL-ova na kalendar.

Ovisno o pouzdanosti primarnog kalendara i učestalosti uvoza rezervacija iz sekundarnih kalendara, može doći do određenog kašnjenja u sinkronizaciji između kalendara (od nekoliko minuta pa sve do nekoliko sati). Međutim, jednostavnost ovog pristupa omogućava znatno lakšu sinkronizaciju svih kalendara i bolju organizaciju samog poslovanja, stoga Vam preporučamo upravo ovu metodu.

Odnosi sinkronizacije kalendara izgledat će ovako:

 

Google kalendar može biti puno više od običnog kalendara

U listopadu 2017. godine, Google je po prvi put od 2011. godine nadogradio svoj kalendar, a rezultat je vrlo moćan alat za upravljanje vremenom (rezervacijama) koji zapravo većina privatnih iznajmljivača još uvijek ne koristi dovoljno. Koristimo samo djelić njegovih funkcija i zanemarujemo mnoge načine na koje Google kalendar može olakšati organizaciju poslovanja.  Dobra vijest je da ne morate učiniti ništa posebno da biste počeli koristiti sve prednosti Google kalendara. Ako imate Google račun (Gmail adresu), ne morate ništa učiniti osim otvoriti web adresu: calendar.google.com ili Google kalendar aplikaciju na pametnom telefonu.

Google kalendar ima potencijal i može biti vrlo koristan i praktičan alat koji će koristiti privatni iznajmljivači kako bi dodavali/pregledavali rezervacije, ali i kako bi sinkronizirali kalendare s ostalih web lokacija.  Također možete uvijek nadohvat ruke (na računalu ili pametnim telefonima) imati popis svih rezervacija te datume dolaska i odlaska gostiju. U Google kalendaru možete imati više kalendara bilo za privatne ili poslovne potrebe, tako da će svaka vaša smještajna jedinica biti zasebni kalendar označen drugom bojom. Prikaz kalendara, čak i ako imate više smještajnih jedinica, je vrlo pregledan i intuitivan.

Ukoliko imate oglas objavljen na Booking-u, Airbnb-u ili na ApartmanInfo.hr katalogu prvo ćete naravno morati uvesti podatke u svaki zasebni kalendar koji ćete nazvati po imenu smještajne jedinice. U kalendaru izvora (primjerice s Booking-a, AirBnb-a ili ApartmanInfo-a) potražite opciju za izvoz kalendara (download – spremanje na vaše računalo) ili možete potražiti poveznicu/URL na kalendar. U Google kalendaru na računalu kliknite ikonu pored Dodaj kalendar i imate opciju Iz Url-a (zalijepit ćete link koji ste dobili u kalendaru izvora) ili Uvezi (uvest ćete (.ics) datoteku koju ste spremili na vaše računalo). Prednost kalendara koji se uvozi iz URL-a je da je potrebno samo jednom unijeti URL, a kasnije se kalendar (zauzetost) automatski ažurira. Ukoliko uvozite (.ics) datoteku s računala, morat ćete ju uvesti svaki put ponovno nakon izmjene u kalendaru izvora što i nije toliko praktično. Svakako preporučamo Uvoz iz URL-a, pošto će se Google kalendar automatski sinkronizirati s kalendarom izvora.

 

Sinkronizacija kalendara s ApartmanInfo.hr katalogom privatnog smještaja

Kao što smo već napomenuli ApartmanInfo.hr podržava i koristi iCalendar standard kako bi unaprijedili i olakšali poslovanje svih privatnih iznajmljivača. Za svaku unesenu smještajnu jedinicu unutar oglasa (smještajnog objekta) imate opciju za uvoz i izvoz kalendara (.ics) datoteke, ali i opciju za sinkronizaciju s drugim kalendarima i to putem uvoza i izvoza poveznice/URL-a na kalendar. Preporučamo vam da povežete kalendar zauzetosti na ApartmanInfo.hr katalogu s vašim primarnim kalendarom ili s onim web lokacijama koje koristite za prodaju smještajnih kapaciteta (Booking.com, AirBnb…).

Povezivanje kalendara donosi brojne prednosti:

• dostupnost je uvijek ažurna i gosti u svakom trenutku mogu pregledati sve slobodne termine
• ne morate stalno ručno unositi zauzete termine
• dobivat ćete upite samo za raspoložive termine
• vaš oglas i prezentacija će djelovati vrlo profesionalno ukoliko imate potpune podatke o smještajnim jedinicama (fotogalerija, detaljni cjenik, kalendar zauzetosti, First/Last minute ponude…)
• olakšavate gostima pretragu smještaja ukoliko unesu tražene datume dolaska i odlaska

Za sinkronizaciju kalendara zauzetosti prvo je potrebno prijaviti se u ApartmanInfo.hr korisničko sučelje te odaberite Kalendar zauzetosti unutar popisa oglasa na početnoj stranici korisničkog sučelja ili odaberite Fotografije, cjenik, kalendar i First/Last minute unutar uređivanja objekta. Nakon toga odaberite smještajnu jedinicu i Kalendar zauzetosti. Ovdje imate mogućnost ručnog unosa zauzetih termina, ali i uvoza i izvoza kalendara putem poveznice/URL-a. Također možete uvest ili izvest kalendar u obliku (.ics) datoteke i spremiti ga na vaše računalo ili s vašeg računala uvesti zauzete termine u kalendar.

Kako biste se povezali (sinkronizirali) primjerice s Google Kalendarom kliknite na „Sinkronizacija putem poveznice/URL-a“. Ovdje imate dvije opcije: Izvoz i Uvoz kalendara putem poveznice/URL-a. Kalendar je potrebno izvest u Google kalendar, stoga ćemo kopirati link klikom na “Kopiraj URL” i zalijepit ćemo ga u Google kalendaru unutar opcije uvoza iz URL-a. Nakon što se kalendar uspješno uveze, Google kalendar će prikazati sve zauzete termine kao i kalendar na ApartmanInfo.hr katalogu. Isto tako je moguće i izvesti poveznicu/URL iz Google kalendara i uvesti ju na ApartmanInfo katalog. Tada su ova dva kalendara u potpunosti sinkronizirana i svaki termin unesen u ApartmanInfo katalog će biti vidljiv u Google kalendaru i obrnuto.

Osim sinkronizacije kalendara zauzetosti te uvoza i izvoza, svim privatnim iznajmljivačima nudimo i dodatnu uslugu Ugradnje kalendara zauzetosti na vlastitu web stranicu. Ukoliko imate vlastitu web stranicu, a na njoj nemate kalendar zauzetosti za svaku pojedinu smještajnu jedinicu, onda je ovo rješenje upravo za vas. Potrebno je samo kopirati kod koji se prikaže klikom na „Ugradnja putem iframe-a“ i zalijepiti na ono mjesto na vlastitoj web stranici gdje želite da se kalendar prikazuje. Naravno kalendar je potrebno ažurirati na ApartmanInfo.hr katalogu (putem sinkronizacije s drugim web lokacijama ili ručnim unosom zauzetih termina), kako bi se svi zauzeti datumi prikazivali i na vlastitoj web stranici. Ova usluga je u potpunosti besplatna za sve registrirane korisnike ApartmanInfo.hr web portala.

 

Trebamo li koristiti iCalendar standard i sinkronizaciju kalendara?

Odgovor na ovo pitanje je vrlo jasan. iCalendar već dulje vremena služi kao odličan i opće prihvaćeni standard za razmjenu zauzetosti na kalendarima na različitim web lokacijama. Također olakšava sinkronizaciju kalendara zauzetosti na raznim platformama, a sve u cilju lakše i brže pretrage smještaja za goste i bolju i jednostavniju organizaciju poslovanja za privatne iznajmljivače. Vaš smještaj možete bez problema prodavati na više različitih izvora (od vlastite web stranice, preko portala s direktnim kontaktom pa sve do agencija poput Booking-a) i ne morate se bojati dvostrukih rezervacija i overbooking-a.

Svakako savjetujemo iznajmljivačima potpunu transparentnost, kako cijena smještaja, tako i slobodnih, odnosno zauzetih termina, kako bi olakšali pretragu smještaja gostima. Ukoliko su cjenik i dostupnost, ali i sve druge informacije i fotografije ažurni, gostima ćete uvelike olakšati da odaberu baš vas kao sljedeću destinaciju za svoj odmor.

S iCalendar standardom, danas je dovoljno imati jedan primarni kalendar i onda povezati sve ostale sekundarne kalendare na njega kako bi u svakom trenutku zauzetost na svim web lokacijama bila ažurna. Olakšajte sebi poslovanje, a gostima pretragu smještaja, jer ići u korak s tehnologijom i koristiti ju na pravi način na kraju svima nama štedi vrijeme kako bismo ga mogli iskoristiti s našim najmilijima.

Oznake: kalendar zauzetosti, sinkronizacija, iCalendar, iCal

Bilo bi nam drago da podijelite svoje mišljenje, iskustva i pitanja u komentarima ispod

---